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El tiempo es un recurso limitado por eso es necesario hacerlo rendir al máximo, cuidando que la inversión que hagamos de él, se enfoque primordialmente en aquellas cosas no materiales que tienen un alto impacto en nuestros planes, por ejemplo la satisfacción laboral o las recompensas en las relaciones.

Esto tal vez todos los tengamos muy claro, pero ¿qué sucede con el resto de las actividades o tareas que son apremiantes y no podemos ignorar, pero que sin embargo requieren de importantes inversiones de tiempo por sus engorrosos procesos a seguir para obtener resultados?

Antes podíamos empezar a resignarnos en este punto y mejor empezar a hacerlas para terminar lo antes posible, sin embargo, en la era digital que vivimos actualmente, tenemos otra opción y es la de utilizar la tecnología a nuestro favor.

Tenemos a la mano muchas opciones de herramientas digitales que están enfocadas precisamente en facilitar la ejecución de tareas, optimizar procesos y el tiempo que invertimos en tareas urgentes e importantes.

Las herramientas digitales están basadas en tres conceptos básicos que son: el tiempo, la productividad y el desperdicio. A continuación abordaré estos tres términos para hablar un poco de su interrelación.

Al hablar de productividad, nos referimos a la optimización máxima de los recursos, lo que impacta en el caso empresarial, es la reducción de costos, dirección eficiente de personas, motivación de los equipos de trabajo y rentabilidad.

El tiempo, por otra parte, es un recurso no renovable, limitado y que paga todo cuanto nos podemos imaginar, no hay ningún bien, material o inmaterial que tengamos, que no nos haya costado tiempo, todo lo que vemos es el reflejo de la inversión de tiempo, “todo cuesta tiempo y el tiempo es lo único que se gasta”.

En tanto el desperdicio, es cualquier ineficiencia en el uso de equipo, material, trabajo, o capital. Incluye la incidencia de material perdido y la ejecución de trabajo innecesario, lo que origina costos adicionales y no agrega valor al producto.

Ahora teniendo claro estos tres conceptos, apliquemoslos en un caso práctico y simple de la vida diaria.

Usted y su equipo de trabajo tienen un nuevo proyecto en el cual trabajar, este debe ser enriquecido por cada una de las especialidades con que cuentan sus integrantes. Anteriormente, para poder estar al pendiente del avance de cada miembro, usted tenía que esperar hasta la próxima reunión de trabajo para esperar la presentación de cada una de las personas para conocer su avance, lo que significaba largas y tediosas reuniones (tiempo, retrasos) e incluso un día de trabajo perdido (desperdicio e improductividad); sin embargo ahora, con la posibilidad que tiene de cargar información en la nube, usted puede abrir un archivo, compartirlo con su equipo y de esta manera cada uno retroalimenta el documento constantemente, lo que permitirá tener un reporte de avance siempre actualizado, del cual todos estarán informados al momento; ahora si a esto le agregamos que además, ya no es necesario que usted espere hasta llegar a la computadora de su oficina para poder revisar el avance, sino que lo puede hacer desde casi cualquier lugar mediante su teléfono inteligente, podemos decir que se reducen tiempos de espera, es decir, no hay desperdicio, mejora la productividad porque avanzan todos a la par y además el tiempo que obtienen a su favor se invierte en reuniones presenciales más eficientes y enfocadas precisamente en lo mencionamos al inicio de este artículo, fortalecer las relaciones con su equipo, que son un aspecto intangible que no puede, de ninguna manera ser sustituido por la tecnología.

Ahora, imagine que esto, puede replicarlo en la optimización de uno o varios procesos trabajo de su empresa ¿tiene idea del rendimiento y la utilidad esto representaría?

Es posible que sea momento de analizar la posibilidad de invertir en la optimización de sus recursos; y le propongo que evalúe usted mismo la situación de su empresa realizando un trabajo de investigación tomando en cuenta los siguientes aspectos:

  • Retroalimentación: saber que piensan sus clientes del producto o servicio que usted ofrece le permitirá tener una percepción real de la imagen de su organización.
  • Revisión de objetivos: Seguramente usted tiene claro cuáles son sus objetivos, pero no está de más tomarse un momento para evaluar el avance de los mismos.
  • Analisis de datos: Los datos duros son la única manera de cuantificar la eficiencia empresarial. Una revisión real de estos le permitirá fortalecer la toma de decisiones y minimizar errores.
  • Supervisión: Luego de conocer cuál es la situación, es necesario que esté dispuesto a revisar y hacer los ajustes necesarios que puedan darse sobre la marcha. Es quizá en este momento cuando le será más útil la ayuda de un experto.
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El uso de herramientas digitales bien orientadas, ponen al ser humano en el centro, pues de implementarse correctamente y de manera personalizada, pueden mejorar el rendimiento y la productividad de las personas, porque están diseñadas para ayudarte a alcanzar objetivos.