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El antídoto para que delegar no te angustie
23-06-2020 por Maria José Cervantes

Al arrancar un negocio es muy fácil identificar qué papel juega el dueño. Generalmente su rol se caracteriza por tener actividades más operativas que directivas, lo que, de cierto modo, reduce complejidad al “juego”.

Sin embargo, en la medida que avanza el negocio y su estructura se robustece se presentan situaciones que sacan de balance a la dirección pues la comunicación se complica debido a que aumentan la cantidad de recursos humanos que intervienen en el proceso de transformación del producto o servicio.

Uno de los primeros retos que enfrenta el directivo es el tema de delegar y lidiar con el hecho de ceder a alguien más aquello que tanto nos ha costado hacer a nosotros y sobre todo, no tener la certeza de saber si lo hará con la misma pasión que nosotros lo hacemos.

La delegación requiere de una gran capacidad de autocontrol del directivo y la capacidad de comunicar claramente las indicaciones de operación a sus colaboradores.

El antídoto para la ansiedad que genera la delegación es la creación de manuales de procesos y a continuación explico de que se trata esto.

Todo negocio, no es más que un sistema integrado por diversas partes y la comprensión del negocio desde esta perspectiva simplifica su gestión porque nos permite comprender su funcionamiento a partir de la interacción de cada una de sus partes.

Como cualquier sistema, cada una de sus partes cumple una función especifica que hace posible un fin mayor, sin embargo, ese fin mayor puede llegar a variar en la medida en que varíe el actuar de cada una de las partes que integran el sistema.

La única manera de evitar esa variación y poder obtener siempre el mismo resultado, es haciendo las cosas siempre igual, siguiendo siempre los mismos pasos apegándote a tiempos y recursos sin variación.

Tener manuales de procesos te ayuda a clarificar las operaciones de cada actividad clave de tu negocio. Si vas a hacer un pastel, no puedes un día ponerle una taza de harina y 4 huevos y al siguiente 2 tazas de harina y 3 huevos, porque indudablemente el resultado será diferente en cada uno y por consecuencia quien lo coma, tendrá reacciones muy diferentes.

En un negocio es lo mismo, necesitas que tus colaboradores, cada uno, en su área, puedan replicar procesos sin variación, para que tus clientes obtengan siempre el mismo resultado de la misma calidad. Los clientes son fieles a una marca o un proveedor porque están satisfechos con el producto o servicio que obtienen, saben que es lo que necesitan y satisface sus necesidades y por eso lo adquieren una y otra vez y hasta lo recomiendan.

Sin embargo, si el negocio carece de la capacidad de garantizar esa tranquilidad a sus clientes y un día se sienten felices con el resultado, pero al siguiente obtienen algo diferente y al otro también, tarde o temprano se van a cansar de eso y optaran por elegir otra opción que tal vez no sea igual de buena que la tuya, pero al menos no tienen que lidiar con tu improvisación y el hecho de no saber que esperar de ti.

Los manuales de procesos facilitan el proceso de crecimiento de una empresa, robustecen el sistema, facilitan la integración de colaboradores y tanto a ellos, como a los clientes y al dueño, les brindan la tranquilidad de saber que hacer y que esperar.

La chamba del director, en este punto de expansión y crecimiento es aplicar la mejora continua, medir y mejorar, medir y mejorar, pero todo sobre una estructura, un sistema que sostenga firmemente el crecimiento de la empresa.

¿Tu ya tienes tus manuales de procesos?